Ga naar hoofdinhoud

Validaties

De pagina Validaties is jouw dashboard voor datakwaliteit. Deze pagina voert automatische controles uit op jouw werkelijke cijfers (actuals) en markeert alles wat er onjuist uitziet — zoals onevenwichtigheden op de balans, afwijkingen in de kasstroom, niet-gemaapte grootboekrekeningen, niet-gemaapte producten en configuratieproblemen met betrekking tot budgetten.

Validaties openen​

Klik op Validaties in de zijbalk. De pagina organiseert controles in tabbladen:

Elk tabblad bevat een badge met het aantal openstaande problemen. De pagina opent automatisch het eerste tabblad waarop problemen zijn gevonden.

Slimme validatie​

De functie Slimme validatie van Monitr gebruikt AI om fouten in de balans en kasstroom over alle perioden te analyseren, waarschijnlijke boekhoudkundige oorzaken te identificeren en concrete oplossingen voor te stellen.

Slimme validatie gebruiken:

  1. Klik op de pagina Validaties of in de header van de rapportagestructuur op de knop Slimme validatie.
  2. Er verschijnt een venster met de voortgang van de analyse in verschillende laadfases (context verzamelen, balansonevenwichtigheden analyseren, kasstroom controleren tegen de bank en bevindingen samenvatten). Dit kan tot 5 minuten duren.
  3. Zodra de analyse is voltooid, toont het venster een samenvatting van de bevindingen, inclusief het Probleem, Wat we hebben gecontroleerd, Wat we hebben gevonden, Hoe je dit oplost, gerelateerde transacties en volgende stappen.
  4. Voor perioden waarvan de oorzaak onbekend blijft, toont het venster de sectie Waarschijnlijke oorzaken om te controleren. Je kunt op deze sectie klikken om de weergave uit te klappen, waarna specifieke transacties zichtbaar worden die mogelijk bijdragen aan de afwijking.
  5. Je kunt een pdf-rapport van de analyse downloaden door op de knop Rapport downloaden te klikken, of de analyse opnieuw uitvoeren via de knop Opnieuw analyseren.
Resultaten zijn adviezen

De resultaten van slimme validatie zijn adviezen. Controleer altijd de voorgestelde oplossingen voordat je wijzigingen doorvoert in je administratie.

Soorten validatiecontroles​

Balans​

Controleert of je balans in evenwicht is — d.w.z. Totale Activa = Totale Passiva + Eigen Vermogen.

Als de balans niet in evenwicht is, komt dit meestal door:

  • Grootboekrekeningen die aan de verkeerde kant zijn gemaapt (bijvoorbeeld een activarekening gemaapt op een passivaregel)
  • Rekeningen met saldi die aan geen enkele rapportageregel zijn gemaapt
  • Onjuiste plus-/min-conventies (sommige rekeningen boeken debet/credit anders dan verwacht)

Actie: Controleer je rekeningmappings voor de gemarkeerde rekeningen en zorg ervoor dat alle balansrekeningen correct zijn gemaapt.

Als alle perioden in je geselecteerde datumbereik door de balanscontrole komen, wordt de melding "De balans is voor elke periode perfect in evenwicht" weergegeven.

Automatische correctie van nulsaldo​

Wanneer elke periode in je geselecteerde datumbereik door de balanscontrole komt, voegt Monitr automatisch een correctieboeking toe aan je balansrapport. Je ziet een regel genaamd Monitr mapping – Resultaat overgedragen naar volgende periode verschijnen onder de rapportageregel Resultaat overgedragen naar volgende periode. Deze boeking bevat precies de correctie die nodig is om de Totale Balans voor elke periode op nul te zetten, waarmee wordt bevestigd dat activa exact gelijk zijn aan passiva plus eigen vermogen.

Er is geen actie vereist — de correctie wordt automatisch toegepast wanneer alle validaties slagen en automatisch verwijderd zodra een periode mislukt.

Rapportankers vereist

De automatische nulsaldocorrectie werkt alleen als zowel Totale Balans als Resultaat overgedragen naar volgende periode zijn geconfigureerd als rapportankers in je rapportagestructuur. Als een van beide ontbreekt, verschijnt de correctieregel niet, zelfs niet als de validaties slagen. Configureer rapportankers via Definities → Rapportagestructuren.

Kasstroom​

Vergelekt het berekende kastsaldo uit je kasstroomoverzicht met het daadwerkelijke banksaldo op je balans. Een afwijking betekent dat het kasstroomoverzicht incompleet of onjuist gemaapt is.

Veelvoorkomende oorzaken:

  • Kasstroommappings ontbreken op bepaalde rapportageregelen
  • Bank-/kasrekeningen zijn niet gemaapt op de balans
  • Financierings- of investeringsactiviteiten ontbreken in de kasstroomstructuur

Actie: Controleer of alle rapportageregelen op het tabblad Kasstroom zijn voorzien van een kasstroommapping en of alle bank-/kasrekeningen op de balans staan. Klik op de knop Naar rapportankers om naar de pagina Rapportagestructuren te gaan en je rapportankers aan te passen.

Als alle perioden in je geselecteerde datumbereik door de kasstroomcontrole komen, wordt de melding "Kasstroom sluit aan over elke periode" weergegeven.

Niet-gemaapte rekeningen​

Toont een lijst van alle grootboekrekeningen waarop transacties hebben plaatsgevonden, maar die niet zijn gemaapt op een rapportageregel in de huidige structuur. Niet-gemaapte rekeningen worden stilzwijgend uitgesloten van rapporten, wat kan leiden tot te lage totalen.

Hoge prioriteit

Dit is de meest voorkomende oorzaak van onnauwkeurige rapporten. Zelfs één niet-gemaapte rekening met een significant saldo zorgt ervoor dat je winst-en-verliesrekening of balans er onjuist uitziet. Los niet-gemaapte rekeningen altijd op voordat je rapporten deelt.

Actie: Ga naar Rapportagestructuren, bewerk de structuur en map de vermelde rekeningen op de juiste rapportageregelen. Gebruik het tabblad Rekeningen in de werkbalk om niet-gemaapte rekeningen naar rapportageregelen te slepen, of klik op de knop Slimme mapping voor automatische suggesties.

Niet-gemaapte producten​

Toont producten uit je integraties die niet aan een budgetrekening zijn gemaapt. Dit is relevant als je budgetmodules gebruikt die afhankelijk zijn van productgegevens, zoals de PxQ-module.

Actie: Map de vermelde producten aan de juiste budgetrekening in de instellingen van je budgetmodule.

Budgetrekeningen zonder btw-tarief​

Controleert of alle budgetrekeningen die worden gebruikt in de btw-kasstroommodule een toegewezen btw-tarief hebben. Dit is alleen vereist als je de btw-kasstroombudgetmodule gebruikt.

Actie: Ga naar Budgetrekeningen en wijs btw-tarieven toe aan de gemarkeerde rekeningen.

Niet-gebudgetteerde vaste activa​

Toont vaste activa die in je werkelijke cijfers voorkomen, maar geen bijbehorende budgetboeking hebben. Dit is alleen relevant als je de budgetmodule voor vaste activa gebruikt.

Actie: Voeg budgetboekingen toe voor de gemarkeerde activa in de module Vaste activa, of accepteer de afwijking als deze activa niet worden gefourneerd.

Validaties oplossen​

Doorloop validaties in deze prioriteitsvolgorde:

  1. Niet-gemaapte rekeningen — herstelt de volledigheid van het rapport (meest ingrijpend)
  2. Balans — bevestigt de structurele juistheid
  3. Kasstroom — bevestigt de volledigheid van het tabblad Kasstroom
  4. Niet-gemaapte producten of Niet-gebudgetteerde vaste activa — alleen als je die budgetmodules gebruikt
  5. Budgetrekeningen zonder btw-tarief — alleen als je de btw-kasstroommodule gebruikt

Veel validaties hebben directe actielinks (bijv. "Naar rapportagestructuren") die je naar de juiste pagina leiden om het probleem op te lossen.

Validaties op organisatieniveau​

Als jouw organisatie gebruikmaakt van het Premium-abonnement en consolidatie is ingeschakeld, is er ook een pagina Organisatievalidaties. Deze pagina helpt je bij het identificeren en oplossen van afwijkingen in intercompany-transacties tussen entiteiten binnen je organisatie. De pagina voert gelijktijdig controles uit op alle entiteiten, waardoor het eenvoudiger is om problemen in een entiteit op te sporen voordat je een geconsolideerd rapport draait.

Organisatievalidaties openen:

  1. Navigeer naar Definities in de zijbalk.
  2. Klik op Organisatievalidaties.
  3. Selecteer het tabblad Winst-en-verliesrekening of Balans om de validatieresultaten voor dat rapporttype te bekijken.

Op de pagina Organisatievalidaties zie je een raster waarin elke rij en kolom een entiteit vertegenwoordigt. De cellen op het snijpunt van twee entiteiten tonen een icoon dat de validatiestatus aangeeft:

  • Vinkje (groen) icoon: Geeft aan dat de intercompany-transacties tussen de twee entiteiten in evenwicht zijn.
  • Waarschuwing (oranje) icoon: Geeft een afwijking aan in de intercompany-transacties tussen de twee entiteiten.
  • Onbekend (grijs) icoon: Geeft aan dat er geen intercompany-transacties zijn gevonden of konden worden gevalideerd tussen de twee entiteiten.

Een afwijking onderzoeken:

  1. Hover over de cel met het Waarschuwing (oranje) icoon voor de entiteiten die je wilt vergelijken.
  2. Klik op het icoon om twee transactietabellen onder het raster te openen. Deze tabellen tonen de transacties per entiteit met betrekking tot de intercompany-afwijking, zodat je de bron van de onevenwichtigheid kunt achterhalen.