Ga naar hoofdinhoud

Validaties

De pagina Validaties is jouw dashboard voor datakwaliteit. Het voert een reeks geautomatiseerde controles uit op jouw werkelijke cijfers (actuals) en markeert alles wat niet klopt — onbalans in de balans, discrepanties in de kasstroom, niet-gekoppelde rekeningen, niet-gekoppelde producten en problemen met de budgetconfiguratie.

Validaties openen​

Klik op Validaties in de zijbalk. De pagina organiseert controles in tabbladen:

Elk tabbladlabel toont een badge met het aantal openstaande problemen. De pagina opent automatisch het eerste tabblad met problemen.

Slimme validatie​

De functie Slimme validatie van Monitr gebruikt AI om fouten in de balans en kasstroom over alle periodes te analyseren, waarschijnlijke boekhoudkundige oorzaken te identificeren en concrete oplossingen voor te stellen.

Zo gebruik je Slimme validatie:

  1. Als er problemen zijn op de pagina Validaties, verschijnt er een banner bovenaan de pagina. Klik op de knop Slimme validatie in deze banner.
  2. Er verschijnt een venster dat de voortgang van de analyse weergeeft. Dit kan tot 5 minuten duren.
  3. Zodra de analyse is voltooid, toont het venster een samenvatting van de bevindingen, inclusief het Probleem, Wat we hebben gecontroleerd, Wat we hebben gevonden, Hoe je dit oplost, gerelateerde transacties en volgende stappen.
  4. Voor periodes waar de oorzaak onbekend blijft, toont het venster een sectie Mogelijke oorzaken om te bekijken. Je kunt op Bekijk alle [aantal] periodes klikken om de weergave uit te vouwen, wat specifieke transacties onthult die mogelijk bijdragen aan de discrepantie.
  5. Je kunt een PDF-rapport van de analyse downloaden door op de knop Rapport downloaden te klikken.
Resultaten zijn adviserend

De resultaten van de Slimme validatie zijn adviserend. Controleer altijd de voorgestelde oplossingen voordat je wijzigingen doorvoert in jouw boekhouding.

Soorten validatiecontroles​

Balans​

Verifieert of jouw balans in evenwicht is — d.w.z. Totale activa = Totale passiva + Eigen vermogen.

Als de balans niet in evenwicht is, zijn de meest voorkomende oorzaken:

  • GL-rekeningen die aan de verkeerde kant zijn gekoppeld (bijv. een activarekening gekoppeld aan een passivaregel)
  • Rekeningen met saldi die niet aan een rapportageregel zijn gekoppeld
  • Onjuiste tekenconventies (sommige rekeningen crediteren/debiteren anders dan verwacht)

Actie: Controleer jouw rekeningkoppelingen op de gemarkeerde rekeningen en zorg ervoor dat alle balansrekeningen correct zijn gekoppeld.

Als alle periodes in jouw geselecteerde datumbereik de balanscontrole doorstaan, wordt de melding "Balans sluit perfect aan over elke periode" weergegeven.

Automatische correctie van nulsaldo​

Wanneer elke periode in jouw geselecteerde datumbereik de balanscontrole doorstaat, voegt Monitr automatisch een correctieboeking toe aan jouw balansrapport. Je ziet een rij met het label Monitr mapping – Resultaat overgedragen verschijnen onder de rapportageregel Resultaat overgedragen. Deze boeking bevat de exacte correctie die nodig is om het totaal van de Totale balans voor elke periode op nul te krijgen, wat bevestigt dat activa precies overeenkomen met passiva plus eigen vermogen.

Er is geen actie vereist — de correctie wordt automatisch toegepast wanneer alle validaties slagen en automatisch verwijderd wanneer een periode faalt.

Rapportankers vereist

De automatische correctie van het nulsaldo werkt alleen als zowel Totale balans als Resultaat overgedragen zijn geconfigureerd als rapportankers in jouw rapportagestructuur. Als een van beide ontbreekt, verschijnt de correctierij niet, zelfs niet als de validaties slagen. Configureer rapportankers via Definities → Rapportagestructuren.

Kasstroom​

Vergelijkt het berekende kassaldo uit jouw kasstroomoverzicht met het werkelijke banksaldo op jouw balans. Een discrepantie betekent dat het kasstroomoverzicht onvolledig of onjuist gekoppeld is.

Veelvoorkomende oorzaken:

  • Kasstroomkoppelingen ontbreken op sommige rapportagelijnen
  • Bank-/kasrekeningen niet gekoppeld aan de balans
  • Financierings- of investeringsactiviteiten ontbreken in de kasstroomstructuur

Actie: Controleer of alle rapportagelijnen in het tabblad Kasstroom een kasstroomkoppeling hebben en of alle bank-/kasrekeningen in de balans staan. Klik op de knop Ga naar rapportankers om naar de pagina Rapportagestructuren te navigeren en jouw rapportankers aan te passen.

Als alle periodes in jouw geselecteerde datumbereik de kasstroomcontrole doorstaan, wordt de melding "Kasstroom sluit aan over elke periode" weergegeven.

Niet-gekoppelde rekeningen​

Geeft alle GL-rekeningen weer die transacties hebben, maar niet zijn gekoppeld aan een rapportageregel in de huidige structuur. Niet-gekoppelde rekeningen worden stilzwijgend uitgesloten van rapporten, wat ertoe kan leiden dat totalen te laag worden weergegeven.

Hoge prioriteit

Dit is de meest voorkomende bron van onnauwkeurigheden in rapporten. Zelfs één enkele niet-gekoppelde rekening met een aanzienlijk saldo zorgt ervoor dat jouw winst-en-verliesrekening of balans er onjuist uitziet. Los niet-gekoppelde rekeningen altijd op voordat je rapporten deelt.

Actie: Ga naar Rapportagestructuren, bewerk de structuur en koppel de vermelde rekeningen aan de juiste rapportagelijnen. Gebruik het tabblad Rekeningen in de toolbox om niet-gekoppelde rekeningen naar rapportagelijnen te slepen, of klik op de knop Slimme mapping voor automatische suggesties.

Niet-gekoppelde producten​

Geeft producten uit jouw integraties weer die niet zijn gekoppeld aan een budgetrekening. Dit is relevant als je budgetmodules gebruikt die afhankelijk zijn van productdata, zoals de PxQ-module.

Actie: Koppel de vermelde producten aan de juiste budgetrekeningen in de instellingen van jouw budgetmodule.

Budgetrekeningen zonder btw-tarief​

Controleert of alle budgetrekeningen die in de btw-kasstroommodule worden gebruikt, een btw-tarief hebben toegewezen. Alleen vereist als je de btw-kasstroom budgetmodule gebruikt.

Actie: Ga naar Budgetrekeningen en wijs btw-tarieven toe aan de gemarkeerde rekeningen.

Niet-gebudgetteerde vaste activa​

Geeft vaste activa weer die in jouw werkelijke cijfers voorkomen, maar geen bijbehorende budgetboeking hebben. Alleen relevant als je de vaste activa budgetmodule gebruikt.

Actie: Voeg budgetboekingen toe voor de gemarkeerde activa in de module Vaste activa, of accepteer de discrepantie als die activa niet worden geprognosticeerd.

Validaties oplossen​

Werk de validaties af in deze prioriteitsvolgorde:

  1. Niet-gekoppelde rekeningen — herstelt de volledigheid van rapporten (meest impactvol)
  2. Balans — bevestigt structurele correctheid
  3. Kasstroom — bevestigt de volledigheid van het tabblad Kasstroom
  4. Niet-gekoppelde producten of Niet-gebudgetteerde vaste activa — alleen als je die budgetmodules gebruikt
  5. Budgetrekeningen zonder btw-tarief — alleen als je de btw-kasstroommodule gebruikt

Veel validaties hebben directe actielinks (bijv. "Ga naar Rapportagestructuren") die je naar de relevante pagina brengen om het probleem op te lossen.

Validaties op organisatieniveau​

Als jouw organisatie het Premium-abonnement heeft en consolidatie is ingeschakeld, is er ook een pagina Organisatievalidaties. Deze pagina helpt je bij het identificeren en oplossen van discrepanties in intercompany-transacties tussen entiteiten binnen jouw organisatie. Het voert controles uit over alle entiteiten tegelijk, waardoor het makkelijker is om problemen in elke entiteit op te sporen voordat je een geconsolideerd rapport draait.

Zo open je Organisatievalidaties:

  1. Navigeer naar Definities in de zijbalk.
  2. Klik op Organisatievalidaties.
  3. Selecteer het tabblad Winst & Verlies of Balans om de validatieresultaten voor dat rapporttype te bekijken.

Op de pagina Organisatievalidaties zie je een raster waarbij elke rij en kolom een entiteit vertegenwoordigt. De cellen op het snijpunt van twee entiteiten tonen een icoon dat de validatiestatus aangeeft:

  • Vinkje (groen) icoon: Geeft aan dat de intercompany-transacties tussen de twee entiteiten in evenwicht zijn.
  • Waarschuwing (oranje) icoon: Geeft een discrepantie aan in de intercompany-transacties tussen de twee entiteiten.
  • Onbekend (grijs) icoon: Geeft aan dat er geen intercompany-transacties zijn gevonden of konden worden gevalideerd tussen de twee entiteiten.

Een discrepantie onderzoeken:

  1. Beweeg de muis over de cel met het Waarschuwing (oranje) icoon voor de entiteiten die je wilt vergelijken.
  2. Klik op het icoon om twee transactietabellen onder het raster te tonen. Deze tabellen tonen de transacties voor elke entiteit met betrekking tot de intercompany-discrepantie, zodat je de bron van de onbalans kunt aanwijzen.