Rapportagestructuren
Een Rapportagestructuur is de ruggengraat van Monitr. Het definieert hoe je financiële gegevens in rapporten worden gepresenteerd. Zie het als je aangepaste rekeningschema — een boom van rapportageregels die GL-rekeningen groepeert in de categorieën die je managementteam daadwerkelijk gebruikt.
Wat een rapportagestructuur bevat
Elke rapportagestructuur heeft drie tabbladen:
| Tabblad | Wat het omvat |
|---|---|
| W&V | Winst- en verliesrekening — Omzet, Kosten, EBITDA, Nettowinst, etc. |
| Balans | Activa, Passiva, Eigen vermogen |
| Kasstroom | Operationele, investerings- en financieringskasstromen |
Elk tabblad bevat een boom van rapportageregels. Regels kunnen genest zijn — bijvoorbeeld, "Omzet" kan "Productomzet", "Dienstenomzet" en "Overige omzet" als kinderen bevatten.
Structuren beheren
Navigeer naar Rapportagestructuur in de zijbalk om alle structuren voor de huidige entiteit te zien.
Een structuur aanmaken
Klik op Structuur aanmaken om helemaal opnieuw te beginnen of vanuit een sjabloon. Monitr biedt startsjablonen voor veelvoorkomende bedrijfstypen.
Acties op een structuur
- Instellen als standaard — de standaardstructuur wordt gebruikt in rapporten en prognoses, tenzij overschreven
- Dupliceren — kopieer een bestaande structuur als startpunt voor een nieuwe
- Verwijderen — verwijdert de structuur en alle daarin opgenomen koppelingen permanent
Het wijzigen van de standaardstructuur beïnvloedt alle rapporten voor de entiteit. Zorg ervoor dat de nieuwe structuur volledige rekeningkoppelingen heeft voordat je deze als standaard instelt.
Werken met rapportageregels
Klik eerst op de knop Bewerken in de rechterbovenhoek om de bewerkingsmodus te openen. Eenmaal in de bewerkingsmodus:
| Actie | Hoe |
|---|---|
| Een hoofdregel toevoegen | Klik op Hoofdrapportageregel toevoegen |
| Een onderliggende regel toevoegen | Beweeg over de rij om de actie-iconen te tonen en klik vervolgens op het Toevoegen (plus) icoon |
| Een regel hernoemen | Dubbelklik op de naam van een regel om deze te bewerken |
| Een regel verwijderen | Beweeg over de rij om de actie-iconen te tonen en klik vervolgens op het Verwijderen (prullenbak) icoon |
| Markeren als top-level | Beweeg over een regel om de schakelaar aan de rechterkant te tonen en schakel deze vervolgens om |
| Een regel dupliceren | Beweeg over de rij om de actie-iconen te tonen en klik vervolgens op het Dupliceren (twee vellen papier) icoon |
| Opnieuw ordenen | Slepen en neerzetten binnen de boom |
Details van een rekening – analytische as combinatie bekijken
Wanneer je in de bewerkingsmodus bent, klik je op een rapportageregel om deze uit te vouwen en de gekoppelde rekeningen en analytische assen te zien. Klik op een rekening – analytische as combinatie om de modal Rekening – analytische as details te openen. Deze modal biedt een gedetailleerd overzicht van:
- Transacties: Alle grootboektransacties die gekoppeld zijn aan deze specifieke rekening en analytische as combinatie.
- Budgetrekeningen: Eventuele budgetrekeningen die aan deze combinatie zijn gekoppeld.
- Andere structuren: Waar deze combinatie is gekoppeld in andere rapportagestructuren.
Vanuit deze modal kun je ook de rekening – analytische as combinatie verwijderen. De knop Combinatie verwijderen is ingeschakeld als de combinatie niet wordt gebruikt door transacties of budgetrekeningen. Als deze wel in gebruik is, is de knop uitgeschakeld en legt een tooltip uit waarom deze niet kan worden verwijderd.
Rapportankers
Rapportankers zijn key performance indicators (KPI's) die je definieert en koppelt aan specifieke rapportageregels. Eenmaal gekoppeld, verschijnen ze als KPI-kaarten op je dashboard, waarbij ze automatisch de geaggregeerde waarde van de rapportageregel die ze volgen, weergeven.
Voorbeelden:
- Omzet metric → gekoppeld aan je totale Omzetregel
- Kasbalans metric → gekoppeld aan je Kas & Kasequivalenten regel op de Balans
- EBITDA metric → gekoppeld aan je EBITDA subtotaal
Een rapportanker koppelen
- Klik op de knop Bewerken in de rechterbovenhoek om de bewerkingsmodus te openen.
- Klik in de rechterzijbalk op het tabblad Rapportankers.3. Selecteer een rapportanker uit de lijst. Het geselecteerde rapportanker toont een prompt: "Selecteer een rapportageregel om dit rapportanker aan te koppelen."4. Sleep het geselecteerde rapportanker vanuit de zijbalk en zet het neer op de gewenste rapportageregel in de W&V- of Balansboom.
Het rapportanker verschijnt nu op je dashboard als een KPI-kaart.
Een rapportanker ontkoppelen
- Klik op de knop Bewerken in de rechterbovenhoek om de bewerkingsmodus te openen.
- Klik in de rechterzijbalk op het tabblad Rapportankers.3. Voor een rapportanker dat al is gekoppeld, beweeg je over het rapportankeritem om het Ontkoppelen (kruis) icoon te tonen.
- Klik op het Ontkoppelen (kruis) icoon. Er verschijnt een bevestigingsvenster.
- Klik op Ontkoppelen in het dialoogvenster om te bevestigen.
Een rapportageregel aggregeert rekeningsaldi tot een subtotaal. Een Rapportanker koppelt dat subtotaal aan een benoemde KPI-kaart op je dashboard. Je kunt veel regels hebben, maar je hebt slechts een paar rapportankers nodig voor de KPI's die je het meest nauwlettend volgt.
Kasstroomkoppeling
Voor het tabblad Kasstroom heeft elke rapportageregel een kasstroomkoppeling nodig die aangeeft of het een operationele, investerings- of financieringsactiviteit is. In de bewerkingsmodus klik je op de dropdown Kasstroomkoppeling direct op de rij in de boom om deze toe te wijzen.
Toegangscontrole voor teams
Rapportagestructuren kunnen worden beperkt tot specifieke teams. Als je organisatie meerdere teams heeft (bijv. Financiën, Verkoop), kun je configureren welke teams welke structuur kunnen zien. Dit wordt beheerd vanuit de structuurinstellingen.
Sjablonen
Je kunt elke structuur opslaan als een sjabloon — voor persoonlijk hergebruik of gedeeld met de hele organisatie. Sjablonen verschijnen in het tabblad Sjablonen van de zijbalk bij het aanmaken van een nieuwe structuur.
Meerdere structuren per entiteit
Een entiteit kan meerdere rapportagestructuren hebben. Dit is handig wanneer:
- Verschillende belanghebbenden verschillende weergaven nodig hebben (management W&V versus statutaire W&V)
- Je een structuur opnieuw opbouwt zonder bestaande rapporten te breken
- Je wilt experimenteren met alternatieve groeperingen
Schakel tussen structuren met behulp van de kiezer Rapportagestructuren beheren bovenaan de pagina Rapportagestructuur.
Consolidatie Rapportagestructuren
Bij het werken met een geconsolideerde weergave van meerdere entiteiten, gebruikt Monitr een Consolidatie Rapportagestructuur. Deze structuur wordt automatisch toegepast op alle entiteiten binnen de geconsolideerde organisatie. Je kunt een Consolidatie Rapportagestructuur niet rechtstreeks aanmaken of bewerken binnen de rapportagestructuurweergave van een individuele entiteit. In plaats daarvan gebruikt het systeem de standaard rapportagestructuur van de eerste entiteit in de geconsolideerde organisatie als basis voor de geconsolideerde weergave.
Dit betekent dat eventuele wijzigingen in de standaard rapportagestructuur van die primaire entiteit worden weerspiegeld in de geconsolideerde rapporten. Als je de structuur voor consolidatie moet wijzigen, zorg er dan voor dat je de standaardstructuur van de relevante entiteit bewerkt.
In de geconsolideerde weergave vereist het bewerken van de rapportagestructuur Organisatiebeheerder toegang. Als de knop Bewerken is uitgeschakeld, neem dan contact op met je organisatiebeheerder om de benodigde rechten aan te vragen.