Importeren uitvoeren
Monitr houdt uw financiële gegevens up-to-date door regelmatig te importeren vanuit uw gekoppelde boekhoudsoftware. Imports zijn volledig geautomatiseerd, maar u kunt ze ook handmatig starten wanneer u nieuwe gegevens nodig heeft.
Hoe imports werken
Elke importtaak:
- Maakt verbinding met uw boekhoudsoftware met behulp van uw opgeslagen inloggegevens
- Haalt GL-transacties, rekeningen en analytische dimensies op sinds de laatste succesvolle import
- Voegt de gegevens toe aan de database van Monitr (bestaande gegevens worden bijgewerkt, nieuwe gegevens worden toegevoegd)
- Genereert rapportageklare gegevens opnieuw
- Werkt de importstatus bij naar Geslaagd of Mislukt
Imports zijn incrementeel — alleen wijzigingen sinds de laatste succesvolle uitvoering worden opgehaald. Een volledige historische synchronisatie vindt alleen plaats bij de eerste import of na een handmatige reset.
Geplande imports
Monitr voert automatisch imports uit tweemaal per nacht om ongeveer 00:00 en 05:00 uur Brusselse tijd. Dit betekent dat uw financiële gegevens doorgaans 's nachts worden vernieuwd en dat rapporten meestal up-to-date zijn met de transacties van de vorige dag wanneer u 's ochtends arriveert.
Geplande imports worden alleen uitgevoerd voor organisaties met actieve of proefabonnementen.
Een handmatige import starten
Om direct nieuwe gegevens te krijgen:
- Navigeer naar Organisaties in de zijbalk en vervolgens naar Entiteiten.
- Zoek de entiteit die u wilt bijwerken.
- Klik op de knop Nu synchroniseren (ronde pijl) onderaan de entiteitskaart. Deze knop verschijnt wanneer de laatste import langer dan 1 uur geleden is geslaagd of mislukt.
De import start op de achtergrond. Statusupdates verschijnen in realtime op de entiteitskaart:
- Wachtend… — in de wachtrij, nog niet gestart
- Bezig — momenteel bezig
- Geslaagd — succesvol voltooid
- Mislukt — er is een fout opgetreden
Voor CSV-imports klikt u op de knop CSV importeren (tabel) onderaan de entiteitskaart in plaats van Nu synchroniseren.
Importstatus en geschiedenis
Elke entiteitskaart in het overzicht Entiteiten toont:
- De meest recente importstatus (Geslaagd, Mislukt, Wachtend…, Bezig).
- Het tijdstip van de laatste succesvolle import, weergegeven als "Meest recente huidige cijfers" met relatieve tijd (bijv. "2 uur geleden").
- Als een import is mislukt, wordt het foutbericht weergegeven en kunt u na 1 uur opnieuw proberen te synchroniseren.
Dit helpt bij het diagnosticeren van problemen met integratiegegevens, storingen bij providers of inconsistenties in gegevens.
Waarom een import kan mislukken
| Oorzaak | Wat te doen |
|---|---|
| OAuth-token verlopen of ongeldig | Ga naar Organisaties → Integraties en herverbind de integratie |
| Boekhoudsoftware is offline of onbereikbaar | Het foutbericht zal dit aangeven. Wacht en probeer opnieuw; de volgende geplande import zal opnieuw proberen |
| Abonnement niet actief | Controleer Organisaties → Facturering — imports worden alleen uitgevoerd voor actieve of proefabonnementen |
| Entiteit niet gevonden of verwijderd | De administratie is mogelijk verwijderd of gearchiveerd in uw boekhoudsoftware. Controleer uw provideraccount |
| Gegevensinconsistentie bij de provider | De gegevens van de provider kunnen structurele problemen hebben. Neem contact op met de ondersteuning van uw boekhoudsoftware of Monitr-ondersteuning met het volledige foutbericht |
Eerste import na installatie
De eerste import na het verbinden van een integratie haalt alle historische gegevens op — dit kan enkele minuten duren, afhankelijk van het transactievolume. Latere imports zijn snel (seconden tot enkele minuten).
Het wijzigen van rekeningtoewijzingen heeft onmiddellijk invloed op rapporten voor toekomstige imports. De volgende geplande of handmatige import zal alle rapportgegevens opnieuw genereren met de bijgewerkte toewijzingen toegepast op zowel nieuwe als historische transacties.
Organisaties met meerdere entiteiten
Als uw organisatie meerdere entiteiten heeft, importeert elke entiteit onafhankelijk. U kunt alle entiteiten controleren vanaf de pagina Entiteiten, die in één oogopslag de status van de meest recente import voor elke entiteit toont.