Ga naar hoofdinhoud

Rekeningen Toewijzen

Het toewijzen van rekeningen is het proces waarbij elke GL-rekening (en optioneel elke combinatie van analytische assen) wordt toegewezen aan een rapporteringsregel in je structuur. Zonder toewijzingen verschijnen rekeningen in rapporten als "Niet toegewezen" en dragen ze niet bij aan subtotalen.

De toewijzingsinterface​

Open de pagina Rapportagestructuur en klik op het pictogram Bewerken (potlood) rechtsboven in de commandobalk. Selecteer de structuur die je wilt toewijzen. De toolbox aan de rechterkant bevat:

  • Tabblad Rekeningen — alle niet-toegewezen GL-rekeningen en combinaties van analytische assen uit je boekhoudintegratie
  • Tabblad Rapportankers — je geconfigureerde dashboard-KPI's
  • Tabblad Sjablonen — opgeslagen structuursjablonen
  • Tabblad Voorbeeld — een live voorbeeld van hoe je rapport eruit zal zien met de huidige toewijzingen

Hoe je rekeningen toewijst​

Sleep en plaats rekeningen van het tabblad Rekeningen naar de doelrapporteringsregel in de boomstructuur.

  • Plaats op een bladregel (geen kinderen) — de rekening wordt direct aan die regel toegewezen
  • Plaats op een oudere regel — een bevestiging vraagt of je de oudere regel bedoelde of een kindregel wilt aanmaken

Om een toewijzing te verwijderen, beweeg je de muis over de rekening in de boomstructuur om de actiepictogrammen aan de rechterkant te tonen, en klik je vervolgens op het pictogram Verwijderen (prullenbak).

Een nieuwe toewijzing aanmaken​

Als je een rekening of analytische ascombinatie moet toewijzen die nog niet bestaat in je grootboek, kun je direct een nieuwe toewijzing aanmaken:

  1. Beweeg de muis over de rapporteringsregel in de boomstructuur waar je de toewijzing wilt toevoegen om de actiepictogrammen aan de rechterkant te tonen.
  2. Klik op het pictogram Toevoegen (plus).
  3. Er opent een modaal venster met de titel "Maak een nieuwe toewijzing voor [Naam rapporteringsregel]".
  4. Selecteer in de lijst Rekening de GL-rekening die je wilt toewijzen.
  5. Als je entiteit analytische assen gebruikt, selecteer dan in de lijst Analytische as de specifieke analytische as die je wilt toewijzen. Als je geen analytische as selecteert, is de toewijzing van toepassing op de GL-rekening, ongeacht de analytische as.
  6. Klik op Opslaan.

Als de geselecteerde rekening of rekening-analytische ascombinatie al is toegewezen aan een andere rapporteringsregel, verschijnt er een waarschuwingsbericht. Je wordt gevraagd te bevestigen of je de toewijzing naar de nieuwe rapporteringsregel wilt verplaatsen.

Analytische assen​

Als je boekhoudsoftware analytische assen gebruikt (ook wel kostenplaatsen, dimensies, projecten of afdelingen genoemd), kan elke GL-rekening meerdere aswaarden hebben. Monitr laat je rekening × ascombinaties toewijzen aan verschillende rapporteringsregels.

Bijvoorbeeld:

  • Rekening 60000 (Salarissen) + As "Verkoopafdeling" → toegewezen aan Personeelskosten / Verkoop
  • Rekening 60000 (Salarissen) + As "R&D-afdeling" → toegewezen aan Personeelskosten / R&D

Dit maakt gedetailleerde rapportage mogelijk zonder rekeningen in je rekeningschema te splitsen.

De primaire as selecteren​

Tijdens de onboarding wordt je gevraagd de primaire analytische as te selecteren — de dimensie die de uitsplitsing in je rapporten aanstuurt. Je kunt dit later wijzigen via de entiteitsinstellingen.

Smart Mapping​

Monitr kan automatisch je rekeningnamen en -codes analyseren en Smart Mapping-suggesties genereren — vooraf ingevulde aanbevelingen voor waar elke rekening waarschijnlijk thuishoort.

Om Smart Mapping te gebruiken:

  1. Klik in het tabblad Rekeningen van de toolbox op de knop Smart Mapping (sterretje).
  2. Er opent een modaal venster. Monitr analyseert je niet-toegewezen rekeningen en toont een tabel met suggesties. Elke rij toont:
    • Het rekeningnummer en de naam, en eventuele details van de analytische as
    • De voorgestelde rapporteringsregel — beweeg de muis eroverheen om het volledige pad in de structuur te zien
    • Een Vertrouwensniveau: Hoog (sterke match op basis van rekeningnaam en conventies), Gemiddeld (aannemelijk maar de moeite waard om te controleren), of Laag (onzeker, controleren voordat je toepast)
  3. Suggesties met een Gemiddeld of Hoog vertrouwensniveau zijn vooraf geselecteerd. Controleer de selectievakjes en pas ze indien nodig aan.
  4. Gebruik de tabbladen bovenaan de modal om te filteren op vertrouwensniveau: Alles, Hoog, Gemiddeld, Laag, of Niet toegewezen (rekeningen waar geen betrouwbare match is gevonden).
  5. Om een voorgestelde rapporteringsregel te wijzigen, klik je op de regelnaam om een menu met alternatieven te openen, of selecteer je Handmatig kiezen… om een willekeurige regel in je structuur te kiezen.
  6. Om de analyse opnieuw uit te voeren na het toepassen van een eerste batch, klik je op het pictogram Opnieuw analyseren (cirkelvormige pijl) naast de statistiekenregel.
  7. Klik op Pas [aantal] suggestie(s) toe om de geselecteerde toewijzingen toe te passen.
Grote rekeningensets

Als je meer dan 500 niet-toegewezen rekeningen hebt, worden alleen de eerste 500 in één keer geanalyseerd. Pas de initiële batch toe en voer Smart Mapping opnieuw uit om de rest te behandelen.

Opnieuw analyseren voor betere resultaten

Na het toepassen van een initiële batch suggesties, levert het opnieuw uitvoeren van Smart Mapping vaak betere resultaten op, omdat meer toegewezen rekeningen extra context bieden voor de analyse.

Rekeningen filteren en sorteren​

Om de lijst met niet-toegewezen rekeningen in het tabblad Rekeningen te filteren of te sorteren:

  1. Klik in het tabblad Rekeningen van de toolbox op het pictogram Filteren en sorteren (trechter) rechtsboven in het paneel. Het pictogram wordt blauw wanneer filters actief zijn.
  2. Er klapt een filtermenu uit, waarmee je kunt:
    • Sorteren op: Selecteer of je rekeningen wilt sorteren op Rekeningnummer, Rekeningnaam of Analytische ascode. Klik op het pictogram Sorteerrichting (pijl omhoog/omlaag) om oplopend of aflopend te wisselen.
    • Zoek rekening: Typ om rekeningen te filteren op naam of nummer.
    • Zoek analytische as: Als je entiteit analytische assen gebruikt, typ dan om te filteren op analytische ascode of naam.

Handmatig een nieuwe toewijzing aanmaken​

Naast het slepen en plaatsen van bestaande rekeningen, kun je handmatig een nieuwe rekening-analytische ascombinatie aanmaken en deze toewijzen aan een rapporteringsregel. Dit is handig voor budgetteringsdoeleinden of om je voor te bereiden op toekomstige grootboektransacties.

  1. Klik in de boomstructuur van de rapportagestructuur op het pictogram Toewijzing toevoegen (plus) op een bladrapporteringsregel.
  2. Er opent een modaal venster. Selecteer in het paneel Rekeningselectie een rekening uit de lijst.
  3. Als je entiteit analytische assen gebruikt, selecteer dan in het paneel Analytische asselectie een analytische as uit de lijst. Als je er geen selecteert, is de toewijzing van toepassing op de geselecteerde rekening, ongeacht de analytische as.
  4. Klik op Opslaan.

Als de geselecteerde rekening-analytische ascombinatie al is toegewezen aan een andere rapporteringsregel, verschijnt er een waarschuwingsbericht. Je wordt gevraagd te bevestigen of je de bestaande toewijzing naar de nieuwe rapporteringsregel wilt verplaatsen.

Transacties bekijken​

Klik vanuit elke rapporteringsregel op de actie Transacties bekijken in de boomstructuurrij om de onderliggende GL-transacties te zien die het saldo van de regel vormen. Je kunt ook op een rekening in het tabblad Rekeningen klikken om alle transacties voor die rekening en analytische ascombinatie te zien. Dit is handig om te controleren of een rekening correct is toegewezen.

Niet-toegewezen rekeningen​

Elke GL-rekening met transacties die niet is toegewezen aan een rapporteringsregel, verschijnt op de pagina Validaties onder "Niet-toegewezen rekeningen" (of als "Niet-toegewezen producten" als het product ontbreekt in de module Inventarisbudget). Niet-toegewezen rekeningen worden stilzwijgend uitgesloten van alle rapporttotalen, wat kan leiden tot P&L- of Balansonevenwichtigheden.

Zorg ervoor dat alle rekeningen met saldi zijn toegewezen voordat je op je rapporten vertrouwt. Controleer de Validaties-pagina regelmatig om nieuwe niet-toegewezen rekeningen na importen op te sporen.

Bulkoperaties​

Als je veel rekeningen moet toewijzen, werk dan systematisch:

  1. Begin met het tabblad Rekeningen — sorteer op rekeningcode of naam.
  2. Gebruik Smart Mapping als eerste stap.
  3. Groepeer gerelateerde rekeningen in de boomstructuur.
  4. Ga door de Validaties-pagina om eventuele gemiste items op te sporen.

Na toewijzing​

Zodra alle rekeningen zijn toegewezen, voer je een nieuwe import uit om je rapportgegevens opnieuw te genereren. Controleer vervolgens de pagina Validaties om te bevestigen dat er geen Balansonevenwichtigheden of niet-toegewezen rekeningen met materiële saldi zijn.