Rekeningen Toewijzen

Rekeningtoewijzing is het proces waarbij elke GL-rekening (en optioneel elke analytische ascombinatie) wordt toegewezen aan een rapportageregel in je structuur. Zonder toewijzingen verschijnen rekeningen in rapporten als "Niet toegewezen" en dragen ze niet bij aan subtotalen.

De toewijzingsinterface

Open de pagina Rapportagestructuur en klik op het pictogram Bewerken (potlood) rechtsboven in de commandobalk. Selecteer de structuur die je wilt toewijzen. De toolbox aan de rechterkant bevat:

• Tabblad Rekeningen — alle niet-toegewezen GL-rekeningen en analytische ascombinaties van je boekhoudintegratie
• Tabblad Rapportankers — je geconfigureerde dashboard-KPI's
• Tabblad Sjablonen — opgeslagen structuursjablonen
• Tabblad Voorbeeld — een live voorbeeld van hoe je rapport eruit zal zien met de huidige toewijzingen

Hoe je rekeningen toewijst

Sleep en plaats rekeningen van het tabblad Rekeningen naar de doelrapportageregel in de boomstructuur.

• Plaats op een bladregel (geen kinderen) — de rekening wordt direct aan die regel toegewezen
• Plaats op een oudere regel — een bevestiging vraagt of je de oudere regel bedoelde of een kindregel wilt aanmaken

Om een toewijzing te verwijderen, klik je op het pictogram Verwijderen (prullenbak) rechts van de rekening in de boomstructuur.

Een nieuwe toewijzing aanmaken

Naast het slepen en plaatsen van rekeningen uit de toolbox, kun je een nieuwe toewijzing direct in de boomstructuur aanmaken — handig voor budgetteringsdoeleinden of om je voor te bereiden op toekomstige grootboektransacties:

1. Klik in de rapportagestructuur op het pictogram Toevoegen (plus) op een bladrapportageregel.
2. Er opent een modaal venster met de titel "Maak een nieuwe toewijzing voor [Naam rapportageregel]".
3. Selecteer in de lijst Rekening de GL-rekening die je wilt toewijzen.
4. Als je entiteit analytische assen gebruikt, selecteer dan in de lijst Analytische as de specifieke analytische as die je wilt toewijzen. Als je geen analytische as selecteert, is de toewijzing van toepassing op de GL-rekening, ongeacht de analytische as.
5. Klik op Opslaan.

Als de geselecteerde rekening of rekening-analytische ascombinatie al is toegewezen aan een andere rapportageregel, verschijnt er een waarschuwingsbericht. Je wordt gevraagd te bevestigen of je de toewijzing naar de nieuwe rapportageregel wilt verplaatsen.

Analytische assen

Als je boekhoudsoftware analytische assen gebruikt (ook wel kostenplaatsen, dimensies, projecten of afdelingen genoemd), kan elke GL-rekening meerdere aswaarden hebben. Monitr stelt je in staat om rekening × ascombinaties toe te wijzen aan verschillende rapportageregels.

Bijvoorbeeld:

• Rekening 60000 (Salarissen) + As "Verkoopafdeling" → toegewezen aan Personeelskosten / Verkoop
• Rekening 60000 (Salarissen) + As "R&D-afdeling" → toegewezen aan Personeelskosten / R&D

Dit maakt gedetailleerde rapportage mogelijk zonder rekeningen in je rekeningschema te splitsen.

De primaire as selecteren

Tijdens de onboarding wordt je gevraagd de primaire analytische as te selecteren — de dimensie die de uitsplitsing in je rapporten aanstuurt. Je kunt dit later wijzigen via de entiteitsinstellingen.

Slimme Toewijzing

Monitr kan automatisch je rekeningnamen en -codes analyseren en Slimme Toewijzingssuggesties genereren — vooraf ingevulde aanbevelingen voor waar elke rekening waarschijnlijk thuishoort.

Om Slimme Toewijzing te gebruiken:

1. Klik in het tabblad Rekeningen van de toolbox op de knop Slimme Toewijzing (sterretje).
2. Er opent een modaal venster. Monitr analyseert je niet-toegewezen rekeningen en toont een tabel met suggesties. Elke rij toont:
   • Het rekeningnummer en de naam, en eventuele analytische asdetails
   • De voorgestelde rapportageregel — beweeg de muis eroverheen om het volledige pad in de structuur te zien
   • Een Vertrouwensniveau: Hoog (sterke overeenkomst op basis van rekeningnaam en conventies), Gemiddeld (aannemelijk maar de moeite waard om te controleren), of Laag (onzeker, controleren voordat je toepast)
3. Suggesties met een Gemiddeld of Hoog vertrouwensniveau zijn vooraf geselecteerd. Controleer de selectievakjes en pas ze indien nodig aan.
4. Gebruik de tabbladen bovenaan de modal om te filteren op vertrouwensniveau: Alles, Hoog, Gemiddeld, Laag, of Niet toegewezen (rekeningen waar geen zekere overeenkomst is gevonden).
5. Om een voorgestelde rapportageregel te wijzigen, klik je op de regelnaam om een menu met alternatieven te openen, of selecteer je Handmatig kiezen… om een willekeurige regel in je structuur te kiezen.
6. Om de analyse opnieuw uit te voeren na het toepassen van een eerste batch, klik je op het pictogram Opnieuw analyseren (cirkelvormige pijl) naast de statistiekenregel.
7. Klik op [aantal] suggestie(s) toepassen om de geselecteerde toewijzingen toe te passen.

Grote rekeningensets

Als je meer dan 500 niet-toegewezen rekeningen hebt, worden alleen de eerste 500 in één keer geanalyseerd. Pas de initiële batch toe en voer Slimme Toewijzing opnieuw uit om de rest te dekken.

Opnieuw analyseren voor betere resultaten

Na het toepassen van een initiële batch suggesties, levert het opnieuw uitvoeren van Slimme Toewijzing vaak betere resultaten op, omdat meer toegewezen rekeningen extra context bieden voor de analyse.

Rekeningen Filteren en Sorteren

Om de lijst met niet-toegewezen rekeningen in het tabblad Rekeningen te filteren of te sorteren:

1. Klik in het tabblad Rekeningen van de toolbox op het pictogram Filteren en sorteren (trechter) rechtsboven in het paneel. Het pictogram wordt blauw wanneer filters actief zijn.
2. Er wordt een filtermenu uitgevouwen, waarmee je kunt:
   • Sorteren op: Selecteer of je rekeningen wilt sorteren op Rekeningnummer, Rekeningnaam of Analytische Ascode. Klik op het pictogram Sorteerrichting (pijl omhoog/omlaag) om oplopend of aflopend te wisselen.
   • Zoek rekening: Typ om rekeningen te filteren op naam of nummer.
   • Zoek analytische as: Als je entiteit analytische assen gebruikt, typ dan om te filteren op analytische ascode of naam.

Rekening – Analytische As Details Bekijken

Je kunt gedetailleerde informatie bekijken over een rekening – analytische ascombinatie, inclusief de transacties, gekoppelde budgetrekeningen en toewijzingen in andere rapportagestructuren.

1. Klik in de rapportagestructuur op een rekening – analytische ascombinatie.
2. Er opent een modaal venster met de titel "Rekening – analytische as details", met de volgende tabbladen:
   • Transacties: Toont alle grootboektransacties voor deze specifieke rekening en analytische ascombinatie. Als er geen transacties worden gevonden, wordt de melding "Geen grootboektransacties gevonden voor deze combinatie." weergegeven.
   • Budgetrekeningen: Toont alle budgetrekeningen die aan deze combinatie zijn gekoppeld. Als er geen budgetrekeningen zijn gekoppeld, wordt de melding "Geen gekoppelde budgetrekeningen." weergegeven.
   • Andere structuren: Toont of en hoe deze combinatie is toegewezen in andere rapportagestructuren binnen je entiteit. Indien niet toegewezen in een andere structuur, wordt de melding "Niet toegewezen in een andere rapportagestructuur." weergegeven.
3. Om de rekening – analytische ascombinatie te verwijderen, klik je op de knop Combinatie verwijderen. Deze knop is uitgeschakeld als de combinatie nog in gebruik is door transacties of budgetrekeningen. Een tooltip legt uit waarom deze is uitgeschakeld.

Niet-toegewezen rekeningen

Elke GL-rekening met transacties die niet is toegewezen aan een rapportageregel, verschijnt op de pagina Validaties onder "Niet-toegewezen rekeningen" (of als "Niet-toegewezen producten" als het product ontbreekt in de module Inventarisbudget). Niet-toegewezen rekeningen worden stilzwijgend uitgesloten van alle rapporttotalen, wat kan leiden tot onbalans in de winst- en verliesrekening of balans.

Zorg ervoor dat alle rekeningen met saldi zijn toegewezen voordat je op je rapporten vertrouwt. Controleer regelmatig de Validaties-pagina om nieuwe niet-toegewezen rekeningen na importen op te sporen.

Bulkoperaties

Als je veel rekeningen moet toewijzen, werk dan systematisch:

1. Begin met het tabblad Rekeningen — sorteer op rekeningcode of naam.
2. Gebruik Slimme Toewijzing als eerste stap.
3. Groepeer gerelateerde rekeningen in de boomstructuur.
4. Ga door de Validaties-pagina om eventuele gemiste items op te sporen.

Na het toewijzen

Zodra alle rekeningen zijn toegewezen, voer je een nieuwe import uit om je rapportgegevens opnieuw te genereren. Je kunt vervolgens Slimme Validatie direct vanaf deze pagina uitvoeren (zie hieronder), of de pagina Validaties bezoeken voor een volledig overzicht van niet-toegewezen rekeningen en balansimbalansen.

Slimme Validatie

Monitr kan automatisch je financiële gegevens analyseren op inconsistenties en oplossingen voorstellen. Slimme Validatie is beschikbaar via zowel de pagina Rapportagestructuur als de pagina Validaties.

Om Slimme Validatie vanaf deze pagina uit te voeren:

1. Klik op de knop Slimme validatie (sterretje) in de werkbalk.
2. Er opent een modaal venster met de titel "Slimme validatie" en begint met het analyseren van je gegevens. Dit kan tot 5 minuten duren.
3. Zodra de analyse is voltooid, toont de modal een samenvatting van de bevindingen, inclusief eventuele balans- of kasstroomfouten, en voorgestelde oplossingen. Klik op Rapport downloaden om een PDF-kopie op te slaan.