Rekeningen koppelen
Het koppelen van rekeningen is het proces waarbij je elke grootboekrekening (en optioneel elke combinatie van analytische assen) toewijst aan een rapportagelijn in je structuur. Koppelingen zijn specifiek voor de rapportagestructuur die je hebt geselecteerd. Zonder koppelingen verschijnen rekeningen in rapporten als "Niet gekoppeld" en dragen ze niet bij aan subtotalen.
De koppelingsinterface
Open de pagina Rapportagestructuur en klik op het pictogram Bewerken (potlood) rechtsboven in de menubalk. Selecteer de structuur die je wilt koppelen. De gereedschapskist aan de rechterkant bevat:
- Tabblad Rekeningen — alle niet-gekoppelde grootboekrekeningen en combinaties van analytische assen uit je boekhoudintegratie
- Tabblad Rapportage-ankers — je geconfigureerde dashboard-KPI's. Als een metriek verplicht is voor je rapportage-opzet en momenteel niet is gekoppeld, wordt deze gemarkeerd met een label Vereist.
- Tabblad Sjablonen — opgeslagen struktuursjablonen
- Tabblad Voorvertoning — een live voorbeeld van hoe je rapport eruit zal zien met de huidige koppelingen
Rekeningen koppelen
Sleep rekeningen van het tabblad Rekeningen naar de doel-rapportagelijn in de boomstructuur.
- Sleep naar een bladregel (geen onderliggende regels) — de rekening wordt direct aan die regel gekoppeld
- Sleep naar een bovenliggende regel — een bevestigingsvenster vraagt of je de bovenliggende regel bedoelde of een onderliggende regel wilt maken
Om een koppeling te verwijderen, klik je op het pictogram Verwijderen (prullenbak) rechts van de rekening in de boomstructuur.
Een nieuwe koppeling maken
Naast het slepen van rekeningen vanuit de gereedschapskist, kun je rechtstreeks in de boomstructuur een nieuwe koppeling maken — handig voor budgetteringsdoeleinden of ter voorbereiding op toekomstige grootboektransacties:
- Klik in de boomstructuur van de rapportagestructuur op het pictogram Toevoegen (plus) bij een rapportage-bladregel.
- Er wordt een modale venster geopend met de titel "Create a new mapping for [Reporting Line Name]".
- Selecteer in de lijst Rekening de grootboekrekening die je wilt koppelen.
- Als je entiteit gebruikmaakt van analytische assen, selecteer je in de lijst Analytische as de specifieke analytische as die je wilt koppelen. Als je geen analytische as selecteert, is de koppeling van toepassing op de grootboekrekening ongeacht de analytische as.
- Klik op Opslaan.
Als de geselecteerde rekening of combinatie van rekening en analytische as al is gekoppeld aan een andere rapportagelijn, verschijnt er een waarschuwingsbericht. Je wordt gevraagd te bevestigen of je de koppeling wilt verplaatsen naar de nieuwe rapportagelijn.
Analytische assen
Als je boekhoudsoftware gebruikmaakt van analytische assen (ook wel kostenplaatsen, dimensies, projecten of afdelingen genoemd), kan elke grootboekrekening meerdere aswaarden hebben. In Monitr kun je rekening- × ascombinaties koppelen aan verschillende rapportagelijnen.
Bijvoorbeeld:
- Rekening 60000 (Salarissen) + As "Verkoopafdeling" → gekoppeld aan Personeelskosten / Verkoop
- Rekening 60000 (Salarissen) + As "R&D-afdeling" → gekoppeld aan Personeelskosten / R&D
Dit maakt gedetailleerde rapportages mogelijk zonder dat je rekeningen hoeft te splitsen in je grootboekrekeningschema.
De primaire as selecteren
Tijdens de onboarding wordt je gevraagd om de primaire analytische as te selecteren — de dimensie die de uitsplitsing in je rapporten stuurt. Je kunt dit later wijzigen in de entiteitsinstellingen.
Slimme koppeling (Smart Mapping)
Monitr kan automatisch je rekeningnamen en -codes analyseren en voorstellen genereren voor Slimme koppeling — vooraf ingevulde aanbevelingen voor waar elke rekening waarschijnlijk hoort. Deze functie is beschikbaar voor zowel individuele entiteiten als geconsolideerde rapportagestructuren.
Smart Mapping gebruiken:
- Klik op het tabblad Rekeningen van de gereedschapskist op de knop Smart Mapping.
- Als dit de eerste keer is, legt een infokaart uit hoe de analyse werkt. Sluit deze kaart om door te gaan.
- Monitr analyseert je niet-gekoppelde rekeningen en toont een voortgangsindicator. Zodra de analyse is voltooid, wordt het modale venster Smart Mapping geopend.
- Bekijk de suggesties via de tabbladen bovenaan: Alles, Hoog, Middel, Laag of Niet gekoppeld (rekeningen waarvoor geen betrouwbare overeenkomst is gevonden).
- Elke suggestie toont de rekeningdetails en de voorgestelde rapportagelijn. Je kunt het volgende doen:
- Selectievvakjes aan- of uitzetten om specifieke suggesties wel of niet op te nemen in de batch.
- De rapportagelijn wijzigen door op de regelnaam te klikken om een handmatige kiezer te openen.
- Transacties bekijken voor een rekening door te klikken op het pictogram Transacties bekijken (oog).
- Klik op het pictogram Vernieuwen (cirkelvormige pijl) om de analyse opnieuw uit te voeren.
- Klik op [aantal] suggestie(s) toepassen om je selecties op te slaan.
Als je meer dan 500 niet-gekoppelde rekeningen hebt, worden er in één keer slechts 500 geanalyseerd. Pas de eerste batch toe en voer Smart Mapping opnieuw uit om de rest te verwerken.
Na het toepassen van een eerste batch suggesties levert het opnieuw uitvoeren van Smart Mapping vaak betere resultaten op, omdat meer gekoppelde rekeningen extra context bieden voor de analyse.
Consolidatie-anker suggesties
Bij het instellen van consolidatie in meerdere valuta's biedt Monitr door AI aangedreven suggesties voor je Valutakoersverschil-anker. Als je verplichte rapportage-ankers hebt die nog niet zijn gekoppeld, stelt Monitr automatisch de juiste rapportagelijnen voor om ervoor te zorgen dat je consolidatierapporten nauwkeurig zijn.
Rekeningen filteren en sorteren
De lijst met niet-gekoppelde rekeningen op het tabblad Rekeningen filteren of sorteren:
- Klik op het tabblad Rekeningen van de gereedschapskist op het pictogram Filteren en sorteren (trechter) rechtsboven in het paneel. Het pictogram wordt blauw wanneer er filters actief zijn.
- Er wordt een filtermenu geopend waarin je het volgende kunt doen:
- Sorteren op: Selecteer of je rekeningen wilt sorteren op Rekeningnummer, Rekeningnaam of Code van analytische as. Klik op het pictogram Sorteerrichting (pijl omhoog/omlaag) om te schakelen tussen oplopend en aflopend.
- Rekening zoeken: Typ om rekeningen te filteren op naam of nummer.
- Analytische as zoeken: Als je entiteit gebruikmaakt van analytische assen, typ dan om te filteren op de code of naam van de analytische as.
Details van rekening en analytische as bekijken
Je kunt gedetailleerde informatie bekijken over een combinatie van rekening en analytische as, inclusief de transacties, gekoppelde budgetrekeningen en koppelingen in andere rapportagestructuren.
- Klik in de boomstructuur van de rapportagestructuur op een combinatie van rekening en analytische as.
- Er wordt een modale venster geopend met de titel "Account – analytical axis details", waarin de volgende tabbladen worden weergegeven:
- Transacties: Toont alle grootboektransacties voor deze specifieke combinatie van rekening en analytische as. Als er geen transacties worden gevonden, wordt het bericht "No general ledger transactions found for this combination." weergegeven.
- Budgetrekeningen: Geeft een lijst van alle budgetrekeningen die aan deze combinatie zijn gekoppeld. Als er geen budgetrekeningen zijn gekoppeld, wordt het bericht "No linked budget accounts." weergegeven.
- Andere structuren: Toont of en hoe deze combinatie is gekoppeld in andere rapportagestructuren binnen je entiteit. Als de combinatie in geen enkele andere structuur is gekoppeld, wordt het bericht "Not mapped in any other reporting structure." weergegeven.
- Klik op de knop Combinatie verwijderen om de combinatie van rekening en analytische as te verwijderen. Deze knop is uitgeschakeld als de combinatie nog in gebruik is bij transacties of budgetrekeningen. Een tooltip legt uit waarom deze is uitgeschakeld.
Niet-gekoppelde rekeningen
Elke grootboekrekening met transacties die niet is gekoppeld aan een rapportagelijn verschijnt op de pagina Validaties onder "Niet-gekoppelde rekeningen" (of als "Niet-gekoppelde producten" als het product ontbreekt in de voorraadbudgetmodule). Niet-gekoppelde rekeningen worden automatisch uitgesloten van alle rappottotalen, wat kan leiden tot onbalans in de winst-en-verliesrekening of balans.
Zorg ervoor dat alle rekeningen met saldi zijn gekoppeld voordat je op je rapporten vertrouwt. Controleer de pagina Validaties regelmatig om nieuwe niet-gekoppelde rekeningen na imports op te sporen.
Bulkbewerkingen
Wanneer je veel rekeningen moet koppelen, werk dan systematisch:
- Begin met het tabblad Rekeningen — sorteer op rekeningcode of -naam.
- Gebruik Smart Mapping als eerste ronde.
- Groepeer gerelateerde rekeningen bij elkaar in de boomstructuur.
- Doorloop de pagina Validaties om eventuele overgeslagen items te vangen.
Na het koppelen
Zodra alle rekeningen zijn gekoppeld, voer je een nieuwe import uit om je rapportgegevens te vernieuwen. Je kunt vervolgens Slimme validatie rechtstreeks vanaf deze pagina uitvoeren (zie hieronder), of naar de pagina Validaties gaan voor een volledig overzicht van niet-gekoppelde rekeningen en balansongebalansen.
Slimme validatie
Monitr kan je financiële gegevens automatisch analyseren op inconsistenties en oplossingen voorstellen. Slimme validatie is beschikbaar vanaf zowel de pagina Rapportagestructuur als de pagina Validaties.
Slimme validatie vanaf deze pagina uitvoeren:
- Klik op het pictogram Slimme validatie (sterretje) in de werkbalk.
- Er wordt een modaal venster met de titel "Smart validation" geopend dat begint met het analyseren van je gegevens. Dit kan tot 5 minuten duren.
- Zodra de analyse is voltooid, toont het modale venster een samenvatting van de bevindingen, inclusief eventuele balans- of kasstroomfouten, en voorgestelde oplossingen. Klik op Rapport downloaden om een PDF-kopie op te slaan.