Rekeningen koppelen

Het koppelen van rekeningen is het proces waarbij je elke grootboekrekening (en optioneel elke combinatie van analytische assen) toewijst aan een rapportagelijn in jouw structuur. Koppelingen zijn specifiek voor de rapportagestructuur die je hebt geselecteerd. Zonder koppelingen verschijnen rekeningen in rapporten als "Niet gekoppeld" en dragen ze niet bij aan subtotalen.

De koppelingsinterface

Open de pagina Rapportagestructuur en klik op het Bewerken (potlood) icoon in de rechterbovenhoek van de werkbalk. Selecteer de structuur die je wilt koppelen. De gereedschapskist aan de rechterkant bevat:

• Rekeningen tabblad — alle niet-gekoppelde grootboekrekeningen en combinaties van analytische assen uit jouw boekhoudkoppeling
• Rapportankers tabblad — jouw geconfigureerde dashboard-KPI's
• Sjablonen tabblad — opgeslagen structuursjablonen
• Voorbeeld tabblad — een live voorbeeld van hoe jouw rapport eruitziet met de huidige koppelingen

Rekeningen koppelen

Sleep rekeningen vanuit het tabblad Rekeningen naar de doel-rapportagelijn in de boomstructuur.

• Zet neer op een bladlijn (geen onderliggende regels) — de rekening wordt direct aan die lijn gekoppeld
• Zet neer op een bovenliggende lijn — er verschijnt een bevestigingsvraag of je de bovenliggende lijn bedoelde of een onderliggende lijn wilt aanmaken

Om een koppeling te verwijderen, klik je op het Verwijderen (prullenbak) icoon rechts van de rekening in de boomstructuur.

Een nieuwe koppeling aanmaken

Naast het slepen van rekeningen vanuit de gereedschapskist, kun je direct in de boomstructuur een nieuwe koppeling aanmaken. Dit is handig voor budgetteringsdoeleinden of om je voor te bereiden op toekomstige grootboektransacties:

1. Klik in de rapportagestructuur op het Toevoegen (plus) icoon bij een blad-rapportagelijn.
2. Er opent een modaal venster met de titel "Nieuwe koppeling aanmaken voor [Naam rapportagelijn]".
3. Selecteer in de lijst Rekening de grootboekrekening die je wilt koppelen.
4. Als jouw entiteit analytische assen gebruikt, selecteer dan in de lijst Analytische as de specifieke as die je wilt koppelen. Als je geen analytische as selecteert, geldt de koppeling voor de grootboekrekening ongeacht de analytische as.
5. Klik op Opslaan.

Als de geselecteerde rekening of de combinatie van rekening en analytische as al aan een andere rapportagelijn is gekoppeld, verschijnt er een waarschuwing. Je wordt gevraagd om te bevestigen of je de koppeling naar de nieuwe rapportagelijn wilt verplaatsen.

Analytische assen

Als jouw boekhoudsoftware gebruikmaakt van analytische assen (ook wel kostenplaatsen, dimensies, projecten of afdelingen genoemd), kan elke grootboekrekening meerdere as-waarden hebben. Monitr stelt je in staat om rekening × as-combinaties aan verschillende rapportagelijnen te koppelen.

Bijvoorbeeld:

• Rekening 60000 (Salarissen) + As "Verkoopafdeling" → gekoppeld aan Personeelskosten / Verkoop
• Rekening 60000 (Salarissen) + As "R&D-afdeling" → gekoppeld aan Personeelskosten / R&D

Dit maakt gedetailleerde rapportage mogelijk zonder dat je rekeningen in jouw rekeningschema hoeft op te splitsen.

De primaire as selecteren

Tijdens de onboarding word je gevraagd om de primaire analytische as te selecteren — de dimensie die de uitsplitsing in jouw rapporten aanstuurt. Je kunt dit later wijzigen via de entiteitsinstellingen.

Slim koppelen (Smart Mapping)

Monitr kan jouw rekeningnamen en -codes automatisch analyseren en Slim koppelen-suggesties genereren — vooraf ingevulde aanbevelingen voor waar elke rekening waarschijnlijk thuishoort. Deze functie is beschikbaar voor zowel individuele entiteiten als geconsolideerde rapportagestructuren.

Zo gebruik je Slim koppelen:

1. Klik in het tabblad Rekeningen van de gereedschapskist op de knop Slim koppelen.
2. Als dit de eerste keer is, legt een informatiekaart uit hoe de analyse werkt. Sluit deze om door te gaan.
3. Monitr analyseert jouw niet-gekoppelde rekeningen en toont een voortgangsindicator. Zodra dit klaar is, opent het modaal venster Slim koppelen.
4. Bekijk de suggesties via de tabbladen bovenaan: Alles, Hoog, Gemiddeld, Laag of Niet gekoppeld (rekeningen waarvoor geen betrouwbare match is gevonden).
5. Elke suggestie toont de rekeningdetails en de voorgestelde rapportagelijn. Je kunt:
   • Selectievakjes aan- of uitvinken om specifieke suggesties op te nemen of uit te sluiten van de batch.
   • De rapportagelijn wijzigen door op de lijnnaam te klikken om een handmatige kiezer te openen.
   • Transacties bekijken voor een rekening door op het Transacties bekijken (oog) icoon te klikken.
6. Klik op het Vernieuwen (cirkelvormige pijl) icoon om de analyse opnieuw uit te voeren.
7. Klik op [aantal] suggestie(s) toepassen om jouw selecties op te slaan.

Grote aantallen rekeningen

Als je meer dan 500 niet-gekoppelde rekeningen hebt, worden alleen de eerste 500 in één keer geanalyseerd. Pas de eerste batch toe en voer Slim koppelen opnieuw uit om de rest te verwerken.

Analyseer opnieuw voor betere resultaten

Na het toepassen van een eerste batch suggesties levert het opnieuw uitvoeren van Slim koppelen vaak betere resultaten op, omdat meer gekoppelde rekeningen extra context bieden voor de analyse.

Rekeningen filteren en sorteren

Zo filter of sorteer je de lijst met niet-gekoppelde rekeningen in het tabblad Rekeningen:

1. Klik in het tabblad Rekeningen van de gereedschapskist op het Filteren en sorteren (trechter) icoon rechtsboven in het paneel. Het icoon wordt blauw wanneer er filters actief zijn.
2. Er opent een filtermenu waarmee je:
   • Sorteren op: Kunt kiezen of je rekeningen wilt sorteren op Rekeningnummer, Rekeningnaam of Analytische as-code. Klik op het Sorteervolgorde-icoon (pijl omhoog/omlaag) om te wisselen tussen oplopend en aflopend.
   • Rekening zoeken: Kunt typen om rekeningen te filteren op naam of nummer.
   • Analytische as zoeken: Als jouw entiteit analytische assen gebruikt, kun je typen om te filteren op analytische as-code of naam.

Details van rekening – analytische as bekijken

Je kunt gedetailleerde informatie bekijken over een combinatie van rekening en analytische as, inclusief de transacties, gekoppelde budgetrekeningen en koppelingen in andere rapportagestructuren.

1. Klik in de rapportagestructuur op een combinatie van rekening en analytische as.
2. Er opent een modaal venster met de titel "Details rekening – analytische as", met de volgende tabbladen:
   • Transacties: Toont alle grootboektransacties voor deze specifieke combinatie van rekening en analytische as. Als er geen transacties worden gevonden, verschijnt de melding "Geen grootboektransacties gevonden voor deze combinatie."
   • Budgetrekeningen: Geeft een lijst weer van alle budgetrekeningen die aan deze combinatie zijn gekoppeld. Als er geen budgetrekeningen zijn gekoppeld, verschijnt de melding "Geen gekoppelde budgetrekeningen."
   • Andere structuren: Geeft aan of en hoe deze combinatie is gekoppeld in andere rapportagestructuren binnen jouw entiteit. Als de combinatie in geen enkele andere structuur is gekoppeld, verschijnt de melding "Niet gekoppeld in een andere rapportagestructuur."
3. Om de combinatie van rekening en analytische as te verwijderen, klik je op de knop Combinatie verwijderen. Deze knop is uitgeschakeld als de combinatie nog in gebruik is door transacties of budgetrekeningen. Een tooltip legt uit waarom deze is uitgeschakeld.

Niet-gekoppelde rekeningen

Elke grootboekrekening met transacties die niet aan een rapportagelijn is gekoppeld, verschijnt op de pagina Validaties onder "Niet-gekoppelde rekeningen" (of als "Niet-gekoppelde producten" als het product ontbreekt in de voorraadbudgetmodule). Niet-gekoppelde rekeningen worden stilzwijgend uitgesloten van alle rapporttotalen, wat kan leiden tot onevenwichtigheden in de W&V-rekening of balans.

Zorg ervoor dat alle rekeningen met saldi zijn gekoppeld voordat je op jouw rapporten vertrouwt. Controleer regelmatig de pagina Validaties om nieuwe niet-gekoppelde rekeningen na imports op te sporen.

Bulkoperaties

Wanneer je veel rekeningen moet koppelen, werk dan systematisch:

1. Begin met het tabblad Rekeningen — sorteer op rekeningcode of naam.
2. Gebruik Slim koppelen als eerste stap.
3. Groepeer gerelateerde rekeningen in de boomstructuur.
4. Loop de pagina Validaties na om eventuele missers op te vangen.

Na het koppelen

Zodra alle rekeningen zijn gekoppeld, voer je een nieuwe import uit om jouw rapportagegegevens te vernieuwen. Je kunt daarna direct vanaf deze pagina Slimme validatie uitvoeren (zie hieronder), of de pagina Validaties bezoeken voor een volledig overzicht van niet-gekoppelde rekeningen en balansonevenwichtigheden.

Slimme validatie

Monitr kan jouw financiële gegevens automatisch analyseren op inconsistenties en oplossingen voorstellen. Slimme validatie is beschikbaar vanaf zowel de pagina Rapportagestructuur als de pagina Validaties.

Zo voer je Slimme validatie uit vanaf deze pagina:

1. Klik op de Slimme validatie (sterretje) knop in de werkbalk.
2. Er opent een modaal venster met de titel "Slimme validatie" dat jouw gegevens begint te analyseren. Dit kan tot 5 minuten duren.
3. Zodra de analyse is voltooid, toont het venster een samenvatting van de bevindingen, inclusief eventuele fouten in de balans of kasstroom, en voorgestelde oplossingen. Klik op Rapport downloaden om een PDF-kopie op te slaan.