Teams & Rechten

Monitr maakt gebruik van een team-gebaseerd toegangsmodel. Leden worden toegewezen aan een team en krijgen binnen dat team een rol die hun rechten bepaalt. Een team is gekoppeld aan specifieke entiteiten, wat bepaalt tot welke gegevens de leden toegang hebben. Leden van het Administrators-team hebben altijd toegang tot alles.

Ga naar Teams in de zijbalk om teams, gebruikers en entiteit-toewijzingen te beheren.

Teams

Een team groepeert gebruikers die hetzelfde toegangsniveau nodig hebben. Veelvoorkomende teamstructuren:

Team	Typische rechten
Finance	Volledige toegang — alle rapporten, forecasts, instellingen
Management	Alleen-lezen toegang tot rapporten en dashboards
Externe accountant	Leestoegang tot grootboek en rapporten, geen toegang tot instellingen

Je kunt zoveel teams aanmaken als je nodig hebt.

Een team aanmaken

1. Ga naar Teams in de zijbalk (onder More).
2. Klik in het Teams-paneel op de knop Create team.
3. Voer een naam in voor het team.
4. Wijs rechten toe (zie hieronder).
5. Wijs entiteiten toe — selecteer tot welke entiteiten dit team toegang heeft. Zonder entiteit-toewijzing hebben teamleden geen toegang tot gegevens.

Gebruikers uitnodigen

1. Ga naar Teams in de zijbalk (onder More).
2. Klik in het Teams-paneel op het team waaraan je de gebruiker wilt toevoegen.
3. Klik in het Users-paneel op de knop Invite users.
4. Voer het e-mailadres van de gebruiker in en selecteer de rol.
5. Klik op Invite.

De gebruiker ontvangt een uitnodigingsmail. Zij moeten zich registreren (of inloggen als ze al een account hebben) en de uitnodiging accepteren om lid te worden. Als de uitnodiging is verlopen, kun je ze opnieuw uitnodigen vanaf dezelfde plek.

Openstaande uitnodigingen

Gebruikers met openstaande uitnodigingen verschijnen in de teamlijst met de status "Pending". Hun toegang is pas actief zodra ze de uitnodiging hebben geaccepteerd.

Rollen

Wanneer je een gebruiker uitnodigt voor een team, wijs je een rol toe via het Role-keuzemenu. Elke rol is een vooraf ingesteld pakket aan rechten dat bepaalt wat de gebruiker kan zien en doen. De beschikbare rollen hangen af van het team waaraan je de gebruiker toewijst; verschillende teams bieden verschillende rolopties.

Klik op het Info (i)-icoon naast de kop "Users" om een beschrijving van elke beschikbare rol en de bijbehorende rechten te bekijken.

Rollen voor het standaardteam (Administrators)

Het standaardteam heet Administrators en is bedoeld voor gebruikers op organisatieniveau. Er zijn drie rollen beschikbaar:

Rol	Wat ze kunnen doen
Organisation administrator	Volledige toegang tot alle organisatie- en entiteitsgegevens. Kan alle teams, organisatie-instellingen, facturatie en alle entiteiten beheren.
Organisation reports with transactions	Alle rapporten, dashboards en consolidatiegegevens op organisatieniveau bekijken en inzoomen op transacties. Kan geen organisatie- of entiteitsgegevens bewerken.
Organisation reports without transactions	Alle rapporten, dashboards en consolidatiegegevens op organisatieniveau bekijken. Kan niet inzoomen op transacties of gegevens bewerken.

Rollen voor andere teams

Andere teams zijn op entiteitsniveau en kunnen de volgende rollen bevatten:

Rol	Wat ze kunnen doen
Entity administrator	Volledige toegang tot entiteitsgegevens. Kan rapportagestructuren, forecasts, correctieboekingen en entiteitsinstellingen bewerken.
Entity reports with transactions	Alle entiteitsrapporten bekijken en inzoomen op transacties in het grootboek. Kan geen entiteitsgegevens bewerken.
Entity reports without transactions	Alle entiteitsrapporten bekijken. Kan niet inzoomen op transacties of gegevens bewerken.
Only receivables	Alleen openstaande posten (debiteuren) bekijken. Heeft geen toegang tot andere rapporten en kan geen gegevens bewerken.

Entiteit-toewijzing

Elk team kan worden beperkt tot een subset van entiteiten binnen de organisatie. Een team dat bijvoorbeeld alleen de Belgische dochteronderneming beheert, heeft geen toegang nodig tot de gegevens van de Nederlandse entiteit.

Entiteiten toewijzen aan een team:

1. Ga naar Teams in de zijbalk (onder More).
2. Klik in het Teams-paneel op het team waaraan je entiteiten wilt toewijzen.
3. Selecteer in het Entities-paneel tot welke entiteiten dit team toegang heeft door het vakje naast de naam van elke entiteit aan te vinken.

Het standaardteam

Elke organisatie heeft een standaard Administrators-team. Nieuw toegevoegde entiteiten worden automatisch aan dit team toegewezen, zodat er altijd ten minste één team is met toegang. Het standaardteam bevat gebruikers die toegang op organisatieniveau nodig hebben (toegang tot consolidatie, rapporten op organisatieniveau en facturatie).

Een gebruiker verwijderen

Een gebruiker verwijderen uit een team:

1. Ga naar Teams in de zijbalk (onder More).
2. Klik in het Teams-paneel op het team waarvan de gebruiker lid is.
3. Klik in het Users-paneel op het Delete (prullenbak)-icoon naast de naam van de gebruiker.
4. Bevestig de verwijdering.

Als ze lid zijn van meerdere teams, behouden ze toegang via hun andere teams.

Om de toegang volledig in te trekken, verwijder je de gebruiker uit alle teams.

Wat gebruikers zien in de zijbalk

De zijbalk van een gebruiker past zich aan op basis van hun rol en entiteit-toewijzing:

• Rollen op organisatieniveau (alleen beschikbaar in het standaardteam): Gebruikers met de rol "Organisation administrator" of rapportrollen op organisatieniveau zien de links voor Consolidation, Organisation Dashboard en Organisation Reports. Ze zien ook Settings, Billing, Teams en Integrations.

• Rollen op entiteitsniveau: Gebruikers met de rol "Entity administrator" of rapportrollen op entiteitsniveau zien de links voor Entity Dashboard, Entity Reports, Forecasts en Reporting Structure (indien ze daar rechten voor hebben).

• Entiteit-toewijzing: Als een gebruiker lid is van een team dat is toegewezen aan slechts specifieke entiteiten, zien ze alleen die entiteiten in het keuzemenu voor entiteiten en hebben ze alleen toegang tot gegevens van die entiteiten.

Voor details over welke rol welke functies bevat, zie Permissions & Roles Reference.