Je organisatie instellen
Deze handleiding legt uit hoe je jouw organisatie instelt in Monitr, je boekhoudsoftware koppelt en de entiteiten selecteert die je wilt importeren.
Je boekhoudsoftware koppelen
Monitr integreert rechtstreeks met je boekhoudsoftware om je financiële cijfers up-to-date te houden. Zo koppel je jouw boekhoudsoftware:
- Op de pagina Connect with your bookkeeping software zie je een lijst met beschikbare aanbieders van boekhoudsoftware.
- Klik op Add op de kaart van jouw boekhoudsoftware. Staat jouw aanbieder er niet bij? Klik dan op de kaart Request integration om een nieuwe integratie voor te stellen.
- Er opent een paneel waar je jouw inloggegevens kunt invoeren of kunt authenticeren via OAuth, afhankelijk van de aanbieder.
- Voor OAuth-integraties (bijv. Exact Online, Xero, QuickBooks, Moneybird, Twinfield, Octopus, Horus, Minox): Klik op Authenticate with [Provider Name]. Je wordt doorverwezen naar de inlogpagina van de aanbieder om de koppeling te autoriseren. Na een succesvolle autorisatie word je teruggeleid naar Monitr.
- Voor API-key-integraties (bijv. Odoo, e-Boekhouden, Yuki): Voer je API-key en eventuele andere vereiste gegevens in de daarvoor bestemde velden in. Klik op Next.
- Zodra de koppeling tot stand is gebracht, toont de integratiekaart een groen vinkje en de status Configured.
Monitr vraagt alleen-lezen toegang tot je boekhoudgegevens. We maken, bewerken of verwijderen nooit gegevens in je boekhoudsoftware. Je inloggegevens worden versleuteld en veilig opgeslagen.
Entiteiten selecteren en prioriteren
Nadat je jouw boekhoudsoftware hebt gekoppeld, detecteert Monitr automatisch de entiteiten die in je account beschikbaar zijn. Je moet selecteren welke entiteiten je in Monitr wilt importeren en, indien er meerdere zijn, hun prioriteit bepalen.
- Op de pagina Select entities to import zie je een lijst met entiteiten die in je boekhoudsoftware zijn gevonden.
- Als er slechts één entiteit wordt gevonden, wordt deze automatisch geselecteerd als de primaire entiteit. Er is geen verdere actie nodig voor de selectie.
- Als er meerdere entiteiten worden gevonden:
- Selecteer in de sectie Not importing de entiteiten die je wilt importeren door op het selectievakje naast elke entiteit te klikken, of klik op Select all om alle overeenkomende entiteiten te selecteren.
- De geselecteerde entiteiten verplaatsen zich naar de sectie Selected [number] of [total]. Je kunt de volgorde van deze entiteiten aanpassen door ze te verslepen (drag-and-drop) om hun prioriteit in te stellen. De volgorde bepaalt de synchronisatievolgorde en welke entiteit je als eerste instelt in de volgende fase.
- Gebruik de zoekbalk om specifieke entiteiten op naam te vinden.
- Klik op Continue.
Nadat je jouw selectie hebt bevestigd, stel je elke entiteit afzonderlijk in. Dit proces duurt ongeveer 5 minuten per entiteit. Je kunt je voortgang opslaan en later verdergaan.
- Dates: Configureer het boekjaar, de rapportageperiode en de laatste datum van de werkelijke cijfers.
- Reporting structure: Kies een sjabloon voor je resultatenrekening, balans en kasstroomoverzichten.
- Account mapping: Koppel je rekeningschema aan de rapportagestructuur.
- Dashboard: Pas je dashboardinstellingen aan.
Je accountant of collega uitnodigen
Ben jij niet de juiste persoon om de integratie in te stellen? Dan kun je een accountant, boekhouder of collega uitnodigen voor jouw administratieteam. Zij kunnen de koppeling namens jou tot stand brengen.
- Klik op de pagina Connect with your bookkeeping software op de knop Invite your accountant or colleague.
- Er opent een paneel met de titel Administrator team.
- Voer in de sectie Invite someone het e-mailadres in van de persoon die je wilt uitnodigen en klik op Add.
- De uitgenodigde gebruiker verschijnt in de lijst met openstaande uitnodigingen. Je kunt meerdere gebruikers toevoegen.
- Klik op Send invites.
Uitgenodigde gebruikers krijgen toegang als Organisation administrator. Je kunt na het voltooien van de installatie per entiteit meer gedetailleerde rechten configureren.