Deponering jaarrekening
De module Deponering jaarrekening beheert de relatie tussen jouw managementrapportages in Monitr en jouw wettelijke jaarrekening. Hiermee kun je bijhouden welke boekhoudperiodes officieel zijn gedeponeerd, deze periodes vergrendelen voor verdere wijzigingen en een audit trail bijhouden van eventuele wijzigingen in het grootboek die na de deponering zijn doorgevoerd.
De module Deponering jaarrekening is momenteel alleen beschikbaar voor Nederlandse entiteiten (landcode NL).
Deze module is alleen toegankelijk wanneer de eBlinqx Fiscaal-integratie is gekoppeld voor de entiteit. Zie die pagina voor instructies over het koppelen.
Waarom is dit belangrijk?
Na het deponeren van de jaarrekening bij de wettelijke instanties moeten jouw historische grootboekgegevens ongewijzigd blijven. In de praktijk komen late boekingen, correcties en boekhoudkundige aanpassingen echter soms voor na de datum van deponering. De module Jaarrekening maakt deze wijzigingen zichtbaar en controleerbaar.
Navigeren in Deponering jaarrekening
Klik op Jaarrekening in de zijbalk of klik hier. De pagina bevat vier tabbladen:
| Tabblad | Doel |
|---|---|
| Overzicht | Lijst met alle deponeringen en hun status (concept, gedeponeerd, historisch). Open een deponering om de stapsgewijze wizard te starten. |
| Instellingen | Standaardinstellingen op entiteitsniveau: deponeringsmodel, type deponering, grondslag voor verslaggeving, KvK-nummer, bedrijfsnamen, schemaversie en sjablonen voor ondertekening. |
| Toelichtingssjablonen | Sjablonen voor de toelichting op de jaarrekening. Alleen zichtbaar voor accountantskantoren. |
| Validaties | Audit trail voor wijzigingen in het grootboek na deponering. Toont een waarschuwingsbadge in de zijbalk als er problemen zijn. |
Een deponering aanmaken
- Ga naar Jaarrekening in de zijbalk.
- Klik op de knop Deponering aanmaken.
- Selecteer het datumbereik voor de boekhoudperiode die wordt gedeponeerd.
- Markeer deze optioneel als historische deponering om een periode vast te leggen die al buiten Monitr is gedeponeerd.
- Klik op Opslaan.
Zodra de deponering is aangemaakt, opent deze in de stapsgewijze wizard.
Het deponeringsproces
Elke deponering bestaat uit zes stappen, weergegeven als een voortgangsbalk bovenaan het scherm. Doorloop deze stappen in volgorde voordat je de deponering indient.
Stap 1 — Instellingen
Configureer de details van de deponering: datumbereik, deponeringsmodel (Micro of Klein), type deponering (categorisch of functioneel), grondslag voor verslaggeving, KvK-nummer, bedrijfsnamen en schemaversie. Deze stap toont ook de status van de laatste boekhoudimport, met een handmatige synchronisatieknop indien nodig.
Door op Volgende te klikken, worden de instellingen opgeslagen en wordt de automatische koppeling van rekeningen geactiveerd.
Stap 2 — Koppelingen
Koppel het rekeningschema van jouw entiteit aan de posten van de jaarrekening (W&V en Balans). Gebruik Smart Mapping om door AI voorgestelde koppelingen te genereren:
- Klik op Smart Mapping in de koptekst.
- Bekijk de suggesties, gefilterd op betrouwbaarheidsniveau (Hoog, Gemiddeld, Laag).
- Selecteer welke suggesties je wilt toepassen en klik op [aantal] geselecteerde toepassen.
Niet-gekoppelde rekeningen worden in een apart paneel getoond. Alle rekeningen moeten gekoppeld zijn voordat je verder kunt gaan.
Stap 3 — Correctieboekingen
De W&V en Balans worden aan de linkerkant getoond. Voeg correctieboekingen toe, verwijder ze of schakel ze in/uit aan de rechterkant. Je kunt niet doorgaan naar de volgende stap met niet-opgeslagen wijzigingen.
Correctieboekingen die hier worden aangemaakt, zijn alleen van toepassing op de deponering van de jaarrekening — ze hebben geen invloed op de managementrapportages van de entiteit. Omgekeerd worden correctieboekingen die op entiteitsniveau (buiten de deponering) zijn gemaakt, niet meegenomen in de jaarrekening.
Stap 4 — Validaties
Controles voor de deponering worden getoond naast de W&V en Balans. Elke validatie is via een badge gekoppeld aan de relevante post. Je kunt individuele validaties negeren met een toelichting als je ze bewust hebt beoordeeld.
Stap 5 — Toelichtingen
Een gestructureerde editor voor de toelichting op de jaarrekening, gegroepeerd per categorie en gekoppeld aan de posten. Pas sjablonen toe vanuit jouw accountantskantoor of vul ze handmatig in. De stap wordt automatisch opgeslagen wanneer je naar een ander onderdeel navigeert.
Stap 6 — Goedkeuringen & Ondertekening
Twee secties:
- Goedkeuringen — voeg goedkeuringen toe, bewerk of verwijder ze; markeer elke goedkeuring als ondertekend of geef een reden op als deze niet is ondertekend.
- Deponering — stel de datum van opmaak en vaststelling in, schakel eventueel een herdeponering in (met een reden: onjuistheden of technisch probleem) en klik op Deponeren naar eBlinqx Fiscaal om de jaarrekening naar eBlinqx Fiscaal te sturen. Van daaruit kan de gebruiker de gegevens verder controleren en verfijnen voordat de daadwerkelijke wettelijke deponering bij de KvK (Kamer van Koophandel) plaatsvindt.
Wat gebeurt er als een periode is gedeponeerd?
Zodra een periode is ingediend:
- Periodevergrendeling — Monitr behandelt grootboekgegevens voor die periode als onveranderlijk voor rapportagedoeleinden.
- Wijzigingen bijhouden — alle wijzigingen in het grootboek die vanuit jouw boekhoudsoftware worden geïmporteerd voor een gedeponeerde periode, worden vastgelegd in de audit trail Grootboekwijzigingen.
- Rapportage — de audit trail toont wat er na de deponering is gewijzigd, waardoor vergelijking tussen de gedeponeerde jaarrekening en de huidige grootboekgegevens mogelijk is.
Audit trail
Het tabblad Overzicht toont alle deponeringen met hun status (blauw voor concept, groen voor gedeponeerd, grijs voor historisch). Voor elke gedeponeerde periode worden alle grootboekwijzigingen getoond die na de deponering hebben plaatsgevonden, inclusief de cumulatieve impact op elke post.
Integratie met eBlinqx Fiscaal
Wanneer de eBlinqx Fiscaal-integratie is gekoppeld:
- De deponeringsstatus wordt automatisch gesynchroniseerd vanuit eBlinqx Fiscaal.
- Een kolom in het tabblad Overzicht toont de deponeringsstatus in eBlinqx Fiscaal.
- Periodes worden in Monitr vergrendeld zodra de deponering in eBlinqx Fiscaal is bevestigd.
- Klik op het eBlinqx Fiscaal-icoon in de kolom Acties van elke deponeringsregel om die deponering direct in eBlinqx Fiscaal te openen.